先講重點
- 資料只給本會會務使用：活動通知、報名、生日祝福、名冊維護。
- 其他校友看不到你的資料。看得到的只有你本人，以及經授權、實名登記的少數祕書處人員。
- 不出售、不提供給任何第三方。未經你另外同意，也不提供給學校其他單位或其他地區校友會。
- 資料存放在台灣境內，網域、伺服器與每日備份都在台灣。
- 生日只存月-日，不存年份。選填欄位可以不填。
- 你隨時可以查詢、更正，或要求停止使用、刪除。
1誰在蒐集與保管
由本會祕書處負責蒐集、保管與使用。平台由本會志工維運，維運人員只在維護系統時接觸資料，並受本規則約束。
2蒐集哪些資料
| 類別 | 內容 |
|---|---|
| 必填 | 姓名、就讀學程與入學年、至少一支手機號碼、生日（月-日，不含年份） |
| 選填 | 暱稱、第二支手機、Email、微信號、LINE ID、英文姓名、服務公司、職稱、行業別、常在城市、通訊地址、頭像 |
| 頭像（選填） | 你自己上傳，或沿用 LINE、Google 的頭像。系統會裁成小尺寸正方形，並清除照片裡的拍攝地點等附加資訊；存放在台灣伺服器，可隨時移除 |
| 一鍵登入綁定 | 若你選擇用 LINE 或 Google 登入，只存該服務提供的帳號識別碼、Email 與頭像網址；頭像只有在你按下「使用 LINE／Google 頭像」時才會存一份。不取得你的密碼、好友名單或聊天內容 |
| 系統紀錄 | 登入狀態（Cookie，30 天）、資料修改紀錄（改了哪個欄位、何時、由誰）、你同意本規則的版本與時間 |
名冊上已有的資料，來自本會歷年整理的校友名單。你可以在「我的資料」查看與更正。
3做什麼用
- 確認你是本會校友，讓你登入平台。
- 寄送活動通知、處理活動報名與投票。
- 生日祝福。
- 名冊維護與會務聯繫，例如換屆通知、會員大會。
- 不含個人身分的統計，例如各學程人數、可聯繫比例。
不會用於商業推銷、廣告投放，也不會出售。
4誰看得到
| 對象 | 看得到你的資料嗎 |
|---|---|
| 你本人 | 看得到，並可自行修改大部分欄位 |
| 本會祕書處授權人員 | 看得到。每人實名開帳號，只開放工作所需的項目，每次查看與修改都有紀錄 |
| 其他校友 | 看不到 |
| 一般訪客、搜尋引擎 | 看不到。公開頁面只有活動資訊與活動相簿 |
頭像與其他資料相同：只有你本人與授權祕書處人員看得到。
「回娘家」查名字時，只會顯示姓名、學程與入學年，讓你確認是不是自己，不會顯示任何聯絡方式。日後若開放「同城同窗互相找到」等功能，會另外請你選擇是否公開，預設不公開。
5不提供給誰
- 不出售，也不提供給任何商業機構。
- 未經你另外同意，不提供給學校其他單位、其他地區校友會或任何第三方。
- 若學校或其他校友組織需要了解本會規模，只提供不含個人身分的人數統計。
- 唯一例外：法律明文要求，或司法、行政機關依法要求時。
6存在哪裡、怎麼保護
- 網域與伺服器都在台灣境內（雲端服務的台北區域）。
- 活動通知與生日祝福等信件，透過郵件寄送服務商發出；服務商只會拿到收件 Email 與信件內容，用途僅限寄送。
- 全站加密連線（HTTPS）。手機登入只比對號碼與生日，不設也不存會員密碼。
- 祕書處後台每人一個帳號、密碼加密保存，所有操作都留有紀錄，帳號可隨時停用。
- 每天自動備份兩份：一份在伺服器內（僅系統管理權限可讀），一份是雲端台北區域的磁碟快照。備份同樣只存放在台灣境內，不複製到其他地區。
7保存多久
在你是本會校友會員期間持續保存。你要求刪除後，我們會在 30 天內刪除你的個人資料；依法必須保留的操作紀錄除外，且只保留到法定期限。備份最多保留 30 天後自動刪除，所以你的資料刪除後，備份中的副本也會在 30 天內一併消失。重複的名冊資料合併後，被合併的那筆不再使用，也不會出現在任何名單中。
8你的權利
依台灣《個人資料保護法》第 3 條，你可以：
- 查詢或請求閱覽你的資料；
- 請求製給複製本；
- 請求補充或更正；
- 請求停止蒐集、處理或利用；
- 請求刪除。
大部分可以登入後在「我的資料」自己完成；其他請求請聯絡祕書處，我們會在 30 天內處理。
9不提供會怎樣
選填欄位不填，不影響任何功能。必填欄位不提供，或不同意本規則，就無法登入、報名活動與接收通知，但仍可以瀏覽公開的活動資訊。你也可以隨時要求退出，不需要說明理由。
10規則變更
本規則每次修改都會更新版本號與日期，並公告在此頁。若有實質修改，例如擴大使用目的或可查看的對象，會在你下次登入或填寫資料時，請你重新閱讀並勾選同意。
11聯絡我們
任何疑問或請求，請在本會 LINE 群或微信群私訊祕書長或祕書處成員。